¿Qué es Google Workspace y cómo usarlo en el comercio electrónico?

Google Workspace es una plataforma de organización del trabajo que puede ayudar en la gestión del comercio electrónico con diferentes herramientas, que pueden ser compartidas entre el equipo.

Los resultados de ventas de los negocios en línea dependen de la estrategia correcta, embudos bien pensados o alta conversión. Vale la pena recordar, sin embargo, que estos no son los únicos elementos que afectan las ventas de una tienda virtual. ¿Quieres garantizar la satisfacción del cliente, acelerar el desarrollo de productos o automatizar las operaciones del comercio electrónico? Será mucho más fácil para ti con Google Workspace, un conjunto de aplicaciones creado pensando en el desarrollo de negocios.

¿Qué es Google Workspace?

El Google Workspace es un conjunto de aplicaciones en la nube para uso corporativo, que está disponible en modelo de suscripción. Las herramientas más importantes incluidas en el paquete son: correo electrónico profesional para empresas (Gmail), almacenamiento en la nube (Drive), programas de oficina (Documentos, Hojas de cálculo, Formularios, Presentaciones) y aplicaciones de comunicación (Chat y Meet). 

Vamos a entender mejor cómo funcionan estas herramientas.

Correo electrónico profesional 

Una de las herramientas más importantes de Google Workspace es Gmail, en su versión profesional y empresarial. Este correo electrónico es más avanzado que la versión disponible para usuarios privados, ya que ofrece la opción de crear direcciones de correo electrónico en su propio dominio (por ejemplo, monika@empresa.com.br) y configurar hasta 30 usuarios para cada dominio. 

Espacio para almacenamiento de archivos

Dependiendo del paquete, Google Workspace ofrece a cada usuario de 30 GB a 5 TB de espacio en disco en la nube. Es importante resaltar que las empresas que utilizan el paquete Enterprise pueden solicitar espacio de almacenamiento adicional.

Oficina en la Nube

Google Workspace también da acceso a varias aplicaciones de oficina vistas como una fuerte alternativa a Microsoft Office. Esto incluye programas como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios.

Todos estos programas funcionan en la nube y, por lo tanto — después de iniciar sesión en su cuenta de Google, el usuario puede usarlos en cualquier dispositivo con acceso a Internet (también en un smartphone o tablet).

Herramientas de comunicación

La comunicación directa entre los miembros del equipo es facilitada por herramientas como Chat y Meet. El primero permite comunicación por texto, mientras que el segundo permite hacer llamadas de video. Todos estos programas están integrados a Gmail y Agenda.

Seguridad

Uno de los aspectos más importantes para elegir las herramientas utilizadas en una empresa es la protección adecuada de los datos tratados. La seguridad de la nube de Google está confirmada por certificados independientes, como ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2, SOC 3 y FedRAMP.

¿Cuál es el costo mensual de Google Workspace?

Google Workspace se basa en un modelo de suscripción y los precios de los paquetes se ajustan al número de empleados. Por lo tanto, el servicio puede ser fácilmente escalado. 

En el plan básico (Business Starter), el precio del paquete es de R$ 27 por usuario al mes. Las licencias Business Standard y Business Plus son más caras (R$ 54 y R$ 81 por usuario al mes en el plan anual, respectivamente). El paquete más alto, Enterprise, fue creado para las empresas más grandes, y los términos de servicio se definen individualmente.

¿Cómo puede ayudar Google Workspace a tu comercio electrónico?

Ahora que ya conoces las funcionalidades de Google Workspace, veamos cómo usarlas en el día a día de una tienda virtual.

Intercambio eficiente de archivos

Guardar archivos en la nube elimina el problema de enviar continuamente versiones sucesivas de un documento, por ejemplo, un modelo de contrato o una nueva estrategia de ventas. Después de guardar un archivo de texto, presentación o hoja de cálculo, con algunos clics puedes compartirlo con otras personas — miembros del equipo, clientes o proveedores.

Dar a los usuarios los derechos de edición apropiados (visualizadores, comentaristas, editores) permitirá que mantengas el alcance de los cambios realizados. Esta solución garantiza que todas las partes interesadas tengan siempre acceso a la versión más reciente del documento.

Trabaja con archivos almacenados en la nube, donde cualquier persona puede entrar rápidamente y – si es necesario – llamar a alguien del equipo para preguntar algo. Todos pueden ver los cambios realizados anteriormente. Esto tiene un efecto muy positivo en la velocidad del trabajo. 

“Recientemente, recibí un archivo de Excel de otra organización — me tomó un tiempo descubrir cómo era la versión anterior. Además, tuve que enviar el archivo al empleado por correo electrónico. Mi impresión fue que el tiempo necesario para manejar esta tarea fue tres veces mayor que usando las Hojas de cálculo de Google.”

Marcin Jaskółka, Director de Marketing de Just Join IT

Todas las personas que trabajan en el contenido del archivo tienen acceso ininterrumpido a él y pueden hacer cambios al mismo tiempo. Los usuarios también pueden dejar comentarios entre ellos, hacer sugerencias e incluso chatear por video.

Integración y capacitación más rápidas de los miembros del equipo

Con la función de grabación de Meet, puedes crear una serie de webinars y tutoriales para ayudarte a integrar nuevos empleados de manera eficiente. Salas (Google Spaces) y Chat pueden funcionar como helpdesk de la empresa. Esta solución es utilizada, por ejemplo, por Sente, una empresa que crea sistemas ERP.

En paquetes superiores de Google Workspace, la aplicación Meet también tiene una función que permite realizar transmisiones en vivo en el dominio de la empresa, que pueden ser utilizadas para construir relaciones con los clientes.

Automatización 

Las aplicaciones de Google Workspace pueden integrarse con soluciones de terceros, ampliadas con complementos disponibles en el Marketplace o escritas para una empresa específica.

En este último caso, AppSheet, una plataforma que permite crear tus propias aplicaciones sin conocimientos de programación (no-code), será perfecta. Con esta solución, puedes automatizar cuadros de horarios, informes de fin de día y gestión de tareas.

Informes siempre actualizados

Las Hojas de cálculo de Google suelen ser la columna vertebral de un sistema de análisis de informes. Esta herramienta permite tener una visión inmediata de los resultados de ventas actuales, ayuda a cuidar el nivel adecuado de inventario y planificar las entregas. Aunque es un programa de oficina, también puede ser la base para un sistema contable y financiero, lo que ha sido comprobado por Just Join IT.

Comunicación rápida y conveniente

Las herramientas de Google Workspace están fuertemente integradas entre sí, lo que facilita la comunicación diaria entre los miembros del equipo. Los correos electrónicos pueden ser enviados a todos los miembros pertenecientes a un determinado grupo y puedes crear temas temáticos.

Retroalimentación del cliente

Google Forms es una aplicación utilizada para realizar encuestas. Puedes usar esta herramienta para medir la satisfacción del cliente, pedir retroalimentación del cliente sobre el producto o llevar a cabo tu propia investigación de mercado.

Los resultados estarán disponibles para ti en forma de un informe y podrás analizarlo colectivamente o para cada pregunta por separado.