Czym jest Google Workspace i jak ułatwi Ci pracę w e-commerce

Chcesz zadbać o zadowolenie klientów, przyspieszyć opracowanie produktów czy zautomatyzować działania związane z obsługą sklepu? Znacznie ułatwi Ci to Google Workspace – pakiet aplikacji powstałych z myślą o rozwoju biznesu.

Co to jest Google Workspace?

Google Workspace to zestaw aplikacji chmurowych do użytku firmowego, który dostępny jest w modelu subskrypcyjnym. Najważniejsze narzędzia wchodzące w skład pakietu to: profesjonalna poczta dla firm (Gmail), przestrzeń dyskowa w chmurze (Drive), programy biurowe (Dokumenty, Arkusze, Formularze, Prezentacje) oraz aplikacje do komunikacji (Chat, Meet). Przyjrzyjmy się pokrótce ich możliwościom.

Profesjonalna poczta dla firm

Jednym z najważniejszych narzędzi Google Workspace jest Gmail, w swojej profesjonalnej, biznesowej odsłonie. Poczta ta jest rozbudowana w stosunku do wersji dostępnej dla użytkowników prywatnych – daje możliwość utworzenia adresów e-mail we własnej domenie (np. reklamacje@twójsklep.pl) oraz ustawienia nawet 30 aliasów dla każdego z nich. W tym aliasów domenowych, jeśli na przykład prowadzisz biznes w ramach kilku marek. 

Duża przestrzeń dyskowa

W zależności od pakietu, Google Workspace udostępnia każdemu użytkownikowi od 30 GB do 5 TB miejsca na dysku w chmurze. Co ważne, firmy korzystające z pakietu Enterprise mogą poprosić o dodatkowe miejsce na dane. 

Pakiet biurowy w chmurze

Google Workspace daje też dostęp do szeregu biurowych aplikacji, które od kilku lat postrzegane są jako silna alternatywa dla Microsoft Office. Mowa tu o takich programach jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje czy Formularze. 

Wszystkie te programy działają w chmurze, a co za tym idzie – po zalogowaniu się na swoje konto Google, użytkownik może z nich korzystać z poziomu przeglądarki na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu (również na smartfonie czy tablecie).

Narzędzia do komunikacji

Bezpośrednią komunikację pomiędzy członkami zespołu ułatwiają takie narzędzia jak Google Chat, Spaces i Meet. Pierwsze dwa to komunikatory tekstowe, zaś trzeci umożliwia przeprowadzanie wideorozmów. Wszystkie te programy są zintegrowane z Gmailem, Chatem i Kalendarzem.

Bezpieczeństwo 

Jednym z ważniejszych aspektów, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze narzędzi wykorzystywanych w firmie jest odpowiednie zabezpieczenie przetwarzanych danych. Bezpieczeństwo chmury Google potwierdzają niezależne certyfikaty, takie jak ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2, SOC 3 oraz FedRAMP.

Ile kosztuje Google Workspace?

Google Workspace oparty jest na modelu subskrypcyjnym, a ceny pakietów są dostosowane do liczby zatrudnianych pracowników. Usługę łatwo można więc skalować. W podstawowym planie (Business Starter) cena pakietu wynosi 23 zł miesięcznie na użytkownika. Licencje Business Standard i Business Plus są droższe (odpowiednio 46 zł oraz 69 zł miesięcznie na użytkownika w planie rocznym). Najwyższy pakiet, Enterprise, powstał z myślą o największych firmach, a warunki świadczenia usługi są tu ustalane indywidualnie.

Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te ceny można obniżyć przy zakupie licencji u krajowego partnera Google Cloud. Aby lepiej zadbać o swoich klientów, Google stworzyło sieć partnerów wspierających lokalne podmioty. Na polskim rynku przykładem jest FOTC, wrocławska firma, która – oprócz zniżek – oferuje swoim klientom wsparcie techniczne w języku polskim (dostępne w trybie 24/7), faktury w złotówkach i dłuższy czas na testowanie usługi (30 dni vs 14 dni w Google). 

W czym pomoże Ci Google Workspace, jeśli prowadzisz sklep online

Uzbrojeni w garść teoretycznej wiedzy na temat Google Workspace, przyjrzyjmy się, w jaki sposób aplikacje wchodzące w skład pakietu mogą zostać wykorzystane w praktyce.

Efektywna wymiana plików

Zapisywanie plików w chmurze eliminuje problem przesyłania sobie w nieskończoność kolejnych wersji jakiegoś dokumentu, np. wzoru umowy czy nowej strategii sprzedaży. Po zapisaniu pliku tekstowego, prezentacji czy arkusza, za pomocą kilku kliknięć możesz udostępnić go innym osobom – członkom zespołu, klientom czy kontrahentom. 

Nadanie użytkownikom odpowiednich praw do edycji (przeglądający, komentujący, edytujący) pozwoli Ci trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o zakres wprowadzanych zmian. To rozwiązanie sprawia, że wszystkie zainteresowane osoby zawsze mają dostęp do najnowszej wersji dokumentu.

Pracujemy na plikach zapisanych w chmurze, gdzie szybko każdy może wejść i – jeśli jest taka potrzeba – wywołać kogoś z zespołu, aby o coś dopytać. Każdy widzi wprowadzone wcześniej zmiany. To bardzo pozytywnie wpływa na szybkość pracy. Niedawno dostałem od innej organizacji plik Excela – sporo czasu zajęło mi dojście do tego, jak wyglądała poprzednia wersja. Dodatkowo musiałem przesłać plik pracownikowi mailem. Mam wrażenie, że czas potrzebny na obsługę tego zadania był trzy razy dłuższy niż w przypadku korzystania z Arkuszy Google.

Marcin Jaskółka, Head of Marketing, Just Join IT

Wszystkie osoby pracujące nad treścią pliku, mają do niego nieprzerwany dostęp i mogą dokonywać w nim zmian w tym samym czasie. Poszczególni użytkownicy mogą też zostawiać dla siebie komentarze, wprowadzać sugestie, a nawet rozmawiać ze sobą na chacie lub przez wideorozmowę.

Szybsze wdrożenie do pracy i szkolenia członków zespołu

Dzięki funkcji nagrywania w Meet, możesz stworzyć serię webinarów i tutoriali, które pomogą Ci w sprawnym onboardingu nowych pracowników. Pokoje (Google Spaces) i Chat mogą zaś pełnić rolę firmowego helpdesku. Rozwiązanie to wykorzystuje na przykład tworząca systemy ERP firma Sente.

W wyższych pakietach Google Workspace aplikacja Meet posiada też funkcję pozwalają na prowadzenie transmisji na żywo w domenie firmy, którą można skutecznie wykorzystać do budowania relacji z klientem.

Automatyzacja powtarzających się działań

Aplikacje Google Workspace można zintegrować z rozwiązaniami innych producentów, rozszerzyć o dodatki dostępne w Marketplace lub napisane z myślą o konkretnym przedsiębiorstwie. 

W tym ostatnim przypadku świetnie sprawdzi się AppSheet, platforma pozwalająca tworzyć własne aplikacje bez znajomości programowania (no-code). Za pomocą tego rozwiązania możesz zautomatyzować wypełnianie kart ewidencji czasu pracy, składania raportów na koniec dnia czy zarządzania zadaniami. 

Zawsze aktualne raporty

Arkusze Google często stanowią trzon systemu służącego do analizy raportów. Narzędzie to pozwala mieć natychmiastowy wgląd w bieżące wyniki sprzedaży, pomaga dbać o odpowiedni poziom zatowarowania i planować dostawy asortymentu. Choć to program biurowy, to może też stanowić podstawę systemu księgowo-finansowego, co udowodniła firma Just Join IT. 

Szybka i wygodna komunikacja

Narzędzia Google Workspace są ze sobą mocno zintegrowane, co wspomaga codzienną komunikację między członkami zespołu. Rozmowy na Meet czy Chacie można rozpoczynać z poziomu skrzynki mailowej czy plików tekstowych. Maile można wysyłać do wszystkich członków należących do danej grupy (np. wiadomość wysłana na adres zamowienia@twojecommerce.pl trafi do wszystkich pracowników zajmujących się obsługą złożonych zamówień). Zaś w Pokojach można tworzyć tematyczne wątki.

Informacje zwrotne od klientów

Formularze to aplikacja służąca do przeprowadzania ankiet. Możesz wykorzystać to narzędzie, aby zbadać poziom zadowolenia swoich klientów, poprosić o informację zwrotną dotyczącą produktu czy przeprowadzić swoje własne badania rynku.

Wyniki zostaną Ci udostępnione w formie raportu i będziesz mógł analizować je zbiorczo lub dla każdego pytania z osobna.

Google Workspace w Twojej firmie

Jeśli chcesz wdrożyć Google Workspace w swojej firmie, zarejestruj się na stronie Google lub skorzystaj z oferty krajowego partnera Google Cloud. To jak, przenosisz się do chmury?