Metoda 4 kroków. Czy istnieje wzór na produktywność?

Renata Gajoch-Bielecka (edrone): Cześć Piotrek, bardzo Ci dziękuję za przyjęcie zaproszenia do podcastu. Miło mi Cię gościć. 

Piotr Nabielec (Produktywni.pl & 4-Step Productivity): Cześć, dzień dobry. 

Renata Gajoch-Bielecka (edrone): Super, bardzo się cieszę, że dzisiaj porozmawiamy o produktywności, bo jesteś człowiekiem znanym z tego tematu. Natomiast zanim sobie przejdziemy do tego, chciałabym, żebyś mi powiedział, jaki nowy nawyk ostatnio sobie wprowadziłeś i co takiego fajnego on zmienił w Twoim życiu? 

Piotr Nabielec (Produktywni.pl & 4-Step Productivity): O oddychaniu chyba najbardziej. Nawyk wygląda tak, że jak zaczynam blok pracy w skupieniu i go kończę, to sobie robię kilka spokojnych oddechów. Jestem w ogóle zafascynowany oddychaniem od półtora roku, bo to jest taka czynność bardzo automatyczna i okazuje się, że ona reguluje bardzo dużo rzeczy w ciele. To jest jakiś przedmiot moich badań, studiów teraz. Co zmienia? On pomaga się skoncentrować, a potem pomaga się rozluźnić. Po tym takim adrenalinowym skoku można wreszcie odpuścić i wylądować, a nie być ciągle w tym stanie nakręcenia. Więc ćwiczę różne metody oddechowe. 

Czyli on pozwala jednocześnie na takie większe skupienie i rozluźnienie. To jest jakby i przed rozpoczęciem pracy w skupieniu i po trenujesz oddech, jak rozumiem? 

Tak. Właśnie można różnie oddychać. Jeden oddech mobilizuje i nastraja do skupienia, a drugi właśnie sprawia, że przechodzimy w ten przywspółczulny układ rest and digest, że tak ciało puszcza. To jest ważne, żeby umieć się tymi falami poruszać. To jest dla mnie ważne, żeby nie było tak, że wbijam się na jakiś pułap i lecę cały dzień po prostu na jednym. Tylko, że współpracuję z takimi cyklami, które każdy z nas ma w ciągu dnia. 

Tak, absolutnie. To jest coś fascynującego, jak się tutaj dostroić do tego, mimo że różne rzeczy nas otaczają i różnie my w pracy funkcjonujemy. Każdy trochę inaczej. Dzisiaj sobie trochę o tym porozmawiamy. A jeszcze mnie tak ciekawi, tak z twojego bio wynika, że przechodziłeś od tej jednej działki do drugiej i trochę dla mnie wyglądasz jak taki człowiek renesansu, bo i byłeś programistą, byłeś menadżerem, mówisz o sobie również, że jesteś muzykiem, a także o tym, że zajmujesz się produktywnością i pomagasz ludziom ogarnąć ten chaos tysiąca rzeczy. Ciekawi mnie bardzo, jak to się stało, że zająłeś się tym tematem produktywności? Co cię do tego skłoniło? 

Ja jestem w cudzysłowie z dziada pradziada programistą. Ja programuję, odkąd byłem małym chłopcem i taką pierwszą pracę też miałem później, że programowałem. Potem awansowałem, zostałem menadżerem, ale ogromnie ciekawe to było, że mogłem się przyjrzeć działaniu też dużej organizacji, nie tylko jednej i zobaczyć, że to nie jest tak, że niektóre zespoły czy niektórzy ludzie osiągają 10% więcej, tylko 10 razy więcej. I to nie jest tak, że oni robią jakieś niewiarygodne rzeczy. I paradoks był taki, że ci, którzy najwięcej osiągali, często mieli w sobie jakąś taką dozę spokoju. To mnie ogromnie zaciekawiło i zacząłem być studentem tego tematu, co sprawia, że jedni ludzie żyją w spokoju i robią jeszcze 10 razy więcej, a inni są w takiej nerwowej bieganinie ogarnianiu tysiąca wątków. I to była taka moja pasja już właściwie tam naście lat. I jak byłem menadżerem, który musiał zacząć szkolić swoje zespoły, to okazało się, że to są takie umiejętności, o które oni proszą najczęściej. Jak się bardziej ogarnąć, bo widzieli, że ja mam jakieś tam umiejętności, pozbierane techniki. Potem ktoś polecił to komuś z innej firmy, poprosili mnie o szkolenia. No i okazało się, że jest więcej chętnych na to, zacząłem robić te szkolenia. Odszedłem z etatu, założyłem firmę. No i tak już 8 lat. 

Bo zaczęło się od firmy Produktywni, tak? Produktywni.pl od tej grupy, którą założyłeś. 

Tak, to było właśnie 8 lat temu w tej chwili. Po prostu założyłem firmę, odszedłem z etatu, zacząłem robić normalne szkolenia. Wtedy w sali jeszcze. Teraz jest taki blend trochę tego szkoleń w sali i online. Ale tak, po prostu zająłem się szkoleniami, a w międzyczasie dużo się rzeczy oczywiście wydarzyło, ale w międzyczasie zrobiłem kurs po angielsku. To było też takie, że ja pracuję z dość dużymi firmami. Najczęściej pracuję oczywiście też z małymi, ale ten polski, angielski, ciągłe to przełączanie się. Zrobiłem kurs po angielsku na platformie Udemy i ona w tej chwili tam trzydzieści kilka tysięcy studentów. No a w międzyczasie ta muzyka u mnie była taka, że była, jej nie było, była, jej nie było. I właśnie gdzieś półtora roku temu, jak zacząłem tą przeprowadzkę na angielski, to też ta muzyka tam weszła trochę mocniej. I dla mnie to jest ważne, że właśnie to jest troszkę tak, że część ludzi zarządzanie tym czasem rozumie jako takie bardzo naukowe podejście, że jest jedna słuszna odpowiedź. I to ludziom robi dość dużą krzywdę, że jest jakaś jedna technika, jedna książka, którą jak ja zastosuję, to wszystko się zmieni. Teraz u niego to działa, no to u mnie też powinno. A dla mnie jest jakiś element sztuki w tym. Sztuka jest o tym, że ja jestem jakiś wyjątkowy. Twoje DNA się nigdy nie wydarzyło wcześniej, się nigdy nie powtórzy. I ty się wyrażasz na swój sposób. W jaki mówisz, w jaki zatańczysz, czy coś powiesz, czy napiszesz wiersz. I dla mnie to tak prawdziwe zarządzanie czasem to jest taka sztuka, że ona łączy oczywiście te naukowe elementy. Tutaj mam taki twardy inżyniering w sobie, bo jak piszesz oprogramowanie, to tam nie ma domysłów, tam musisz być po prostu śmiertelnie precyzyjny. 

Tam jest 100% konkretu, prawda? Nie ma miejsca na błąd, bo jak jest miejsce na błąd, to jest wysypka. 

Dokładnie. To, że to programowanie wymaga takiego dojścia do detali, to czego mi często brakowało w tych technikach organizacji czasu. One właśnie, kiedy miały przejść do tego konkretu, to nagle było takie, no jakoś tam se to ogarnij. Ale jest w tym jakiś element też takiej sztuki, że każdy z nas jest inny. My mamy takie puzzle, z których sobie składamy ten system organizacji czasu, ale właściwie każdy z nas ten system stworzy tak jak taką sztukę, czyli inną. Także to jest taka moja fascynacja, jak się poruszam trochę między jednym a drugim światem, no bo też ogarniamy różne rzeczy, ale w życiu też wiele ludzi powie o tym, że najbardziej docenia te momenty właśnie. Może w pracy to fajnie, ale tych emocji, tych dowiezionych projektów, tych zadowolonych klientów, gdzieś wracamy do tych emocji, tak czy siak. Mimo że pośrodku jest ta nudna, twarda niby organizacja. 

Tak, te twarde kompetencje. 

Tak. No i jak się studiuje temat organizacji czasu, to on jest często albo taki wzniosły, fajny, emocjonalny, ale strasznie mało konkretny. Albo znowu są takie konkrety, nie wiem, ktoś czytał może Getting Things Done, tam sztuka efektywności, ale no i tam jest po prostu bam, bam, bam, po prostu szufladki, wszystko, 43 teczki i to jak się czyta, to niektórych już boli. Są ludzie, którzy kochają strukturę, ale są ludzie, którzy lubią bardziej East Flow i ta struktura sprawia, że oni się czują jak w klatce. Także to przedmiot fascynujący moich studiów od lat i też to jest fajne, bo się teraz uczę od ludzi, to oni mnie uczą, no bo nagle mam dostęp do tysięcy osób, do młodych matek, które robią doktoraty, do CEO i można obserwować wzorce, że o, to działa dla wszystkich, a to jest typowe dla takich ludzi.

A jeżeli tak mówisz, że to działa dla wszystkich, to czy masz taki swój wzór na produktywność? 

Ja stosuję wzór na produktywność wzięty, powiedzmy, z inżynierii, czyli to jest efekt podzielony przez wysiłek i teraz w ogóle ten wzór jest dla mnie źródłem nieustającej medytacji na ten temat, co to tak naprawdę jest, no bo wysiłek to mogą być różne rzeczy, to może być mój czas, ale to może być moja energia, mogą to być też pieniądze, że może ten wysiłek, to mogę zrobić taką transakcję, że wymieniam czas na pieniądze albo pieniądze na czas, albo na energię, bo co z tego, że kończę dzień o 19 i mam jeszcze kilka godzin czasu, ale nie mam już energii. Także ten mianownik, ten wysiłek może znaczyć różne rzeczy i możemy je też gdzieś mieszać między sobą, czasami wymieniać jedną jakość na inną. No i też pytanie, co to jest efekt? On może być różny, jeśli weźmiemy różną perspektywę czasową, no bo na przykład tutaj teraz, tym efektem jest to, że nagrywamy podcast, mamy całkowite skupienie. 

Dajemy tę pigułę wiedzy. 

Tak, i ten mózg jest zoptymalizowany teraz po to, żeby dowieźć to zadanie, czy to, co się tutaj dzieje. Ale jakbyśmy ten efekt spojrzeli w perspektywie 10 lat, to nagle zupełnie inne rzeczy nabierają znaczenia. I dla mnie też ogromną sztuką w tej produktywności jest umieć się przełączać między tymi różnymi kontekstami. No bo część ludzi walczy z negatywnymi nawykami, negatywne nawyki. Nie ma negatywnych nawyków. Wszystkie nawyki nam w jakiś sposób służą. Mózg się nauczył, że dostajemy nagrodę, no i część nawyków po prostu w krótkiej perspektywie daje nam nagrodę. Na przykład byłem zestresowany, no to się napiłem albo zapaliłem i się rozluźniłem. Dla mózgu to jest fantastyczny mechanizm, że jestem spięty i tu mam metodę, żeby się rozluźnić. Natomiast w długiej perspektywie to jest szkodliwe, ale to nie działa tak, że ja sobie logicznie powiem, ej, to jest szkodliwe, nie rób tego. Tylko trzeba rozumieć też tą biologię i jak nasz mózg jest zadrutowany i w jaki sposób, w takim razie nie wiem, tworzyć dobre nawyki, walczyć ze złymi, ale też pewne rzeczy nam w różnej perspektywie czasu przynoszą różne korzyści. Na przykład dzisiaj jest taka kultura obsesyjna, wszystkie szybko, rezultat. I często jest tak, że to, co przynosi rezultat szybko, bardzo często ma w dłuższej perspektywie szkodliwe skutki. 

Szkodliwie to na nas wpływa. 

Tak. No i chyba w dietach to najlepiej widać. Tak odjadę trochę od tematów biznesowych, ale to jest taki najbardziej fajny przykład, w którym widać. Chcę szybko schudnąć, robię jakieś rzeczy, w krótkim czasie mam szybki efekt i nagle się okazuje, że nie wiem, długofalowo i tak mam jakiś efekt jojo, że sobie rozwaliłem stawy i tego typu rzeczy. Także ten wzór to nieskończone źródło takiej inspiracji. Co to jest ten efekt? Co mi chodzi w perspektywie dnia, tygodnia, kwartału, a może całego życia? No i ten wysiłek. Jak ja, właściwie czym ja tutaj handluję? Czy bardziej czasem, czy bardziej energią, czy bardziej pieniędzmi? 

Bardzo ciekawe, faktycznie widzę w Tobie też dużą ciekawość, jeśli chodzi o ten temat i rozbieranie go tak na czynniki pierwsze, więc jest to bardzo ciekawe obserwować, że można do tego podchodzić z taką ciekawością i z taką fascynacją do tego tematu, bo też mam takie wrażenie, tak jak mówiłeś o produktywności, że przez tę ilość wiedzy tych książek o produktywności powstało mnóstwo i one często podchodzą do tej produktywności w zgoła też inny sposób. Książka Deep Focus będzie mówiła całkiem o czymś innym niż Atomowe nawyki, prawda? A obie są o produktywności, można powiedzieć, więc a traktują jednak te rzeczy inaczej i mam też wrażenie, że ludzie są w tym trochę tak zagubieni, jak naprawdę do tego tematu podejść, szczególnie że jakby teoria teorią i jakieś metody itd. są wypracowane, czasami wręcz brzmią jak w laboratoryjnych warunkach, a nasza rzeczywistość jeszcze jest inna. A dzisiaj chciałabym, żebyśmy sobie porozmawiali o tej rzeczywistości, która otacza e-commerce. 

To ja jeszcze się wtrącę tutaj i skomentuję, że tak samo jest przecież w finansach, że jest ogrom rzeczy i teraz jeśli jest książka o obligacjach i książka o akcjach, to oni są o różnych rzeczach, albo o faktoringu czy o tego typu rzeczach, tylko to są różne rzeczy, różne narzędzia zrobione do różnych rzeczy, z których my sobie robimy jakiś miks i to jest dla mnie, to było dla mnie fascynujące, że my w finansach mamy język. Ja powiem obligacje i ty wiesz, co to są obligacje, możesz mnie zapytać, a korporacyjne czy jakieś tam rządowe na przykład, i że my mamy nawet język, którym możemy mówić i że wiemy, czym to się wszystko różni, ktoś to poukładał. A w tej organizacji czasu właśnie jest ten deep focus, są te atomowe nawyki i w ogóle nie ma żadnej struktury, dzięki której ty byś mogła powiedzieć o, to leży tu, a to leży tu.

I to i to ma miejsce, prawda? 

Tak, tak. I że na przykład w tej mojej sytuacji, w tym celach, które chcę osiągnąć, to i to jest dla mnie, a to nie jest dla mnie, bo to jest na przykład za duże ryzyko. Dlatego się tym zająłem, czym się zająłem i pewnie o tej strukturze trochę porozmawiamy. 

Tak, dokładnie, bo poszukasz tej struktury, o niej będziemy dzisiaj na pewno mówić. Wracając do tego wątku, który ja rozpoczęłam, no to ten podcast jest skierowany do e-commerce, do osób, które się tym zajmują, do właścicieli czy specjalistów. No i rzeczywistość e-commerce, rzeczywistość robienia wielu różnych rzeczy, no bo to nie jest taka jedna wąska dziedzina. Mamy zajmowanie się logistyką, mamy zajmowanie się marketingiem, rzeczami technicznymi, obsługą klienta, rozwojem produktu, a jeszcze na ten wielki tort na górę położę lukier w postaci trendów i śledzenia tego, co się dzieje, żeby nie przegapić, że za trzy lata jesteśmy w tyle. Więc cały ten e-commerce jeszcze dodatkowo gdzieś jest często skomplikowany, że zdarzają się pożary, nieraz pożar za pożarem. Konkluzja jest taka, powiedzieć, że właściciele e-commerce są zarobieni, to powiedzieć nic. Ogarnianie takiej rzeczywistości jest trudne, bo tak jak ty fajnie o tym mówisz, że pomagasz ogarnąć chaos tysiąca aktywności, to mam wrażenie, tak jakbyś mówił właśnie o standardowym dniu życia osoby, która zajmuje się e-commerce i jak to ogarnąć, że mamy te tysiące aktywności, chcemy pewne rzeczy zrobić i tak dalej i jakby nie możemy postawić tylko na jedną kartę, a z drugiej strony chcielibyśmy na koniec dnia mieć poczucie takiego, ok, to był dobry dzień, to był fajnie zaczęty, skończony, zrobiłem pewne rzeczy i tak dalej, śpię spokojnie. Jak się w tym wszystkim odnaleźć, gdy otacza nas właśnie tak mnóstwo różnych rzeczy, które trzeba zorganizować, zrobić i tak dalej? 

Przeleciało mi tysiąc myśli, więc spróbuję się złapać chociaż jednej. Myślę, że pierwsze kluczowe rozróżnienie jest takie, że jest pewien taki wir, takie tornado rzeczy, które są bieżące i są rzeczy dużo bardziej strategiczne. Teraz my dużo częściej zajmujemy się tym wirem i on jest, on zawsze będzie. I co tu ma priorytet? To jest to pierwsze pytanie. Co jest tym corem, co jest tym rdzeniem tego, co robimy? Ja wrócę do tego wzoru w takim razie. Efekt przez wysiłek. No jeśli mam tysiąc aktywności, którymi się zajmuję, no to bezwzględna zasada Pareto powie mi, 20% twoich wysiłków daje 80% rezultatów. I teraz sztuką nie jest po prostu robić więcej, bo my będziemy robić więcej i to się dalej tak będzie skalować, że te 20% dam i te 80%. Sztuką jest, chociaż na chwilę się zatrzymać, spojrzeć i przeanalizować co tu ma największy efekt i co, jaki jest tutaj wysiłek. Później całą sztuką produktywności jest w jakimś sensie eliminowanie. Czyli siadam, zastanawiam się, to w świecie IT dużo bardziej upowszechniły się takie retrospektywy, czyli biegniemy pewien sprint, docieramy na metę i się zatrzymujemy i chwilkę przyglądam temu, co tu miało największy efekt i potem to jest okropne, bo my nie jesteśmy przystosowani do takiej czynności, jaką jest rezygnowanie. Jeśli mamy grono znajomych, z którymi się widzimy, to często w kursach taką analogię może do ludzi, bo to mózgom jest najłatwiej przyjąć. Strasznie trudno jest odmówić komuś, kto się chce z nami spotkać bardzo, a my już z nim nie chcemy, czujemy, że to już nie ten etap w życiu. Większość ludzi powie, mam straszny problem powiedzieć nie i potem się czuję winny i głupio itd. Dokładnie tak samo jest z jakimiś zadaniami, projektami, przecież tyle w to poszło energii i ubić czy zrezygnować z czegoś jest bardzo trudno. Chyba że mam ogromną świadomość tego, że to jest ten core, to jest te 20%, które daje 80% wysiłku. To jest dla mnie ogromna sztuka. Przede wszystkim tych zmian nigdy nie wprowadza się skokowo. I my, i cała przyroda działa w jakiś taki sposób, który operuje cyklami, dość spokojnymi nawet. Każdy, kto próbuje robić radykalną zmianę szybko, wie, że nawet może chwilowo to zadziała, ale to jest trochę jak taki pręt wbity w ziemię. On się tak wygnie i jak go puścisz, to on robi. To są te wszystkie efekty jojo, które wychodzą właśnie z tego, że nie współpracowaliśmy z pewnym naturalnym cyklem czy trendem tego, co się dzieje. I jak zaczynam pracować z ludźmi, to kluczowe jest to pytanie, żebyśmy usiedli i się zastanowili, które to jest to 20% tego, co daje 80% wysiłku. Nie można wiedzieć wszystko, bo na pewno tak nie jest. Później próbujemy w takim razie zainwestować ten czas w te 20%. To jest trochę tak przez analogię do łódki. Jakbym był na łódce i w łódce jest dziura i ona przecieka, to jakaś część ludzi wypompowuje wodę, a część zajmuje się tym, żebyśmy płynęli tam, gdzie trzeba. Widziałem biznesy, w których 9 na 10 osób wypompowuje wodę, żeby w ogóle płynąć na powierzchni. 

Ktoś musi tę dziurę jednak zatkać. 

Ale na przykład są takie, w których jest trójka czy czwórka i gdzieś jest ten stosunek przeciekającej wody, czy tego tornada do tego, gdzie my płyniemy, po co płyniemy. I czasami najstrategiczniejszą rzeczą, która dałaby te 80% efektu, jest zwolnić płynięcie, załatać te dziury i ruszyć dalej. Tylko to trzeba spojrzeć właśnie z szerszej perspektywy, a to chwilkę zajmuje. I dlatego będę wielkim fanem tego przełączania się perspektyw, że my jesteśmy zrobieni biologicznie pod tu i teraz. Jeśli powiedziałabyś, że słuchaj, ten podcast jest dostępny jeszcze tylko dwa dni, a potem znika, no to miałby dużo więcej podsłuchań. 

Miałabym milion odsłuchań, a tak to będę miała 100. 

Tak. Nie będzie, za mało. Jest tu i teraz, tu przed nami. Szokujące słowa nowego premiera. Coś mnie omija, o Boże. Więc to jest biologia. Z tym nie wygramy w jakimś sensie. Jedyne, co możemy zrobić, to uznać, że to tam jest. Nauczyć się, jak to działa. No i potem z trochę szerszej perspektywy wiedzieć, że naturalnie moja biologia ciągnie mnie do tego, co jest tuż przede mną, tuż przed oczami. I jeśli ja sobie nie zablokuję, chociaż odrobiny czasu, żeby się przyjrzeć temu wariactwu, no to po prostu będę ciągle wypompowywał tę wodę i poganiał tych moich, żeby szybciej wiosłowali. 

A wiesz co, ale powiem Ci, że ta zasada Pareto, bo ja pracuję 8 lat w marketingu, jak sobie myślę o tej zasadzie Pareto w marketingu, to ja mimo wszystko mam wrażenie, że ona nie przystaje jednak do tej rzeczywistości. Bardzo trudno byłoby mi wybrać 20% aktywności, które dają 80% efektu, bo to wiele różnych aktywności składa się gdzieś na jakąś całość i w e-commerce też trudno jest wybrać 20%, które mi zadziała, no bo co z tego, jeżeli ja się super zajmę logistyką, jak mi obsługa klienta siądzie, albo co z tego, że ja skupię się na świetnym rozwoju strony, gdy ja ruchu na tej stronie nie będę mieć. Jest tak dużo tych kół zębatych, które na siebie zachodzą i które muszą być dobrze naoliwione, żeby one ze sobą funkcjonowały, że skupienie się na jakimś węższym wycinku, a pozostawienie reszty, wydaje mi się, że to nie jest taka totalnie optymalne rozwiązanie. Chyba że źle to rozumiem. 

Zupełnie nie miałem na myśli to, że zrezygnujemy teraz z wszystkiego i zostawmy tylko stronę, bo to jest 20%. Chodzi o to, że jeśli wezmę Twoją listę zadań teraz i ją otworzymy, jeśli masz ją, to okaże się, że… 

Oczywiście. 

No to na tej liście 20% rzeczy da 80% takiego efektu. No i teraz pytanie, co to jest efekt, bo dla części ludzi w e-commerce efektem będzie po prostu większy przychód. Ale dla części ludzi efektem będzie większa wolność. I teraz albo większe poczucie bezpieczeństwa. I zupełnie inaczej będziemy optymalizować akcje pod ten długofalowy efekt. Więc jak nie mam jakiejś strategii, jakiegoś pomysłu, gdzie w ogóle zmierzam z tym biznesem? Czy ja chcę rosnąć tak jak wszyscy? Lepiej 100 razy rok do roku itd. No to muszę w innym miejscu przyłożyć ciężar. Jak chcę rosnąć 100 razy rok do roku, to po pierwsze moją akcją będzie poszukanie inwestora najczęściej. A zupełnie inną akcją jest, kiedy ja chcę rosnąć organicznie w taki sposób, żeby mi to dało bezpieczeństwo, no to w zupełnie inne rzeczy inwestuję. I teraz to będzie dla mnie klucz, żeby właśnie zaalokować, chociaż troszkę czasu na to, żeby spojrzeć na tę maszynerię z lotu ptaka i powiedzieć tak, ok, tu mamy działy, logistyka to, tu to, tu strona, przeglądamy te wszystkie rzeczy i stwierdzamy, gdybyśmy mieli wszystkie rzeczy zatrzymać na tym samym poziomie, że są, a w przyszłym tygodniu poprawić jedną o 5%, to w którą byśmy zainwestowali? I np. pracownicy powiedzą, no, ja bym zainwestował w obsługę klienta, bo bardzo dużo czasu tracimy na tym, na tym i dyskutujemy sobie, gdzie jest ten balans i bam, gdybyśmy wrzucili wysiłki w to, właśnie w to, co w tym całym ciągu jest taką największą blokadą, no to ten cały proces mi się przepcha, no bo to jest troszkę tak, że mamy kolejne różne fazy i to nie jest tak, że jak to jest jak ze służbą zdrowia, jeśli ja przychodzę do przychodni i potem jestem na jakieś liście, a potem czekam na badania, a potem coś tam, no to optymalizacja w jednym miejscu tak naprawdę przesunie ten problem tylko w inne miejsce, czyli np. badania zajmują miesiąc, no to zróbmy, żeby zajmowały dwa dni, no to badania zajmują dwa dni, no to po prostu kolejka do specjalistów się wydłużyła, przepchnąłem problem w inne miejsce. Więc znowu będę mówił o tym spojrzeniu na całość tego procesu od A do Z i zastanawianie się, gdzie tu jest ten efekt, gdzie jest to, o co mi chodzi. Część ludzi, może się wstyd do tego przyznać, a część ludzi nie wie, o co chodzi, po prostu wszyscy tak robią, pędzimy, patrzymy na innych, inni wszyscy też tak zasuwają i jak siadamy i się zastanawiam, co jest takim corem tego, co robisz, co jest corem tego, czego ty chcesz od tej firmy w ogóle, czy to nie jest tak, że ja ją robię, ona rośnie, a tak naprawdę to ja bym nawet nie chciał, żeby ona rosła, bo zespół jak mi się rozrasta, jest coraz więcej zarządzania, a ja tęsknię za czasami, że wszystkich znałem, tylko znowu wpada strach i wpadają znowu te emocje, że ale jak wejdzie jakiś duży gracz, to mnie zeżre i ja muszę rosnąć. Także to są bardzo skomplikowane rzeczy dla mnie na pograniczu trochę organizacji, a trochę jednak psychologii i w obliczu chaosu, ja kocham to pytanie, jakie są trzy najważniejsze rzeczy? To jest dla mnie ten klucz, o który pytałaś, żeby chodzić wieczorem, spać odprężonym i zadowolonym, wstaję rano i myślę sobie, dobra, będzie tysiąc pożarów, jakie trzy rzeczy musiałbym dzisiaj zrobić, albo ty musiałabyś zrobić, żeby się położyć wieczorem do łóżka z poczuciem, to był dobry dzień. I nagle z miliona aktywności, wysuwa się to parę ton, tak wyjeżdża, te trzy, musiałabym popchnąć tę kluczową rzecz, domknąć ten deal i potem wieczór spędzić sobie z córą bez telefonu, bez grzebania w telefonie, taką co najmniej godzinę w pełnej uwadze i to byłby dobry dzień. I nagle jesteś dużo bardziej asertywna, nagle wszystko inne się zaczyna optymalizować, a ty kończysz ten dzień i mówisz, no kurde, nie zrobiłem wszystkiego, nie jest tak, że zrobiłem dziesięć na dziesięć, zrobiłem osiem na dziesięć, ale te trzy, bam, weszły po prostu niesamowicie. I gdyby te trzy najważniejsze, dzień w dzień, tydzień w tydzień robić, no to osiągalibyśmy niesamowite efekty i ja to widzę u siebie, w sensie w kursach, jak mam ludzi i oni zaczynają nawet zadawać sobie to pytanie, jakie trzy rzeczy musiałby się dzisiaj wydarzyć, żebym kończył ten dzień z poczuciem satysfakcji? Też nagle mówią, podniosła mi się asertywność, zacząłem być bardziej wybiórczy, dużo większe skupienie osiągam, tylko przez taką prostą rzecz. No i tych technik jest dużo, ale ta jest moja ukochana, no nawet jak skończymy ten podcast i ktoś go przesłucha całego, to też może sobie zadać pytanie, jakie są trzy główne myśli, które z niego wynoszę? Albo, jakie trzy najważniejsze rzeczy musiałyby się zdarzyć w przyszłym tygodniu, żebym uznał ten tydzień za udany? I znowu, oczywiście, że jest milion rzeczy do załatwienia, ale co to jest ten strumień tych 20%, który mi daje ten core’owy efekt? Może to jest właśnie zdobycie jakiegoś kluczowego klienta, zamknięcie jakiegoś deal’a albo właśnie spotkanie się z kimś, żeby odświeżyć sobie troszkę perspektywę, jak jest na rynku teraz. 

Myślę, że też ciekawy wątek poruszyłeś, jeśli chodzi o te trzy rzeczy, te najważniejsze, które mamy zrobić, to jednocześnie zaczynamy z tyłu głowy, zaczyna się produkować ta druga myśl, czyli co może poczekać, czyli co może nie być, nie muszę odpisać dzisiaj na tego maila, a być może nie muszę od razu być na komunikatorze w ciągu 20 minut, jak się ktoś do mnie odezwał. Ja ostatnio zauważyłam taką ciekawą rzecz, że np. pracowałam w skupieniu no i nie byłam dostępna na Slacku w ciągu 10 minut, ale odpisałam np. komuś z mojego teamu po półtorej godzinie, to nagle okazuje się, że ta kwestia, z którą do mnie ta osoba przyszła, już zdążyła sobie rozwiązać. I już ten jeden klocek do tego mojego dnia automatycznie sam, że tak powiem, się ułożył i zszedł z listy zadań, które by się właśnie jeszcze u mnie poszerzyła. Natomiast powiedziałeś też wcześniej o tym, że my żyjemy dniem dzisiejszym i że my żyjemy tu i teraz, tak jesteśmy biologicznie zbudowani i faktycznie jest to dość duży problem, ponieważ tych rozpraszaczy, które my mamy dookoła, jest całe mnóstwo i ciężko się jest im nie poddać, ciężko jest zachowywać tę taką dyscyplinę, bo niepoddawanie się rozpraszaczom oznacza jakby dobra, skupiam się, nie dam się teraz temu, żeby spojrzeć na tego Slacka czy na maila, żeby odpisać i załatwić jakąś mini rzecz, bo chcę załatwić coś większego, popchnąć jakby większą rzecz do przodu, która będzie miała większe znaczenie. Ale jak to sobie poukładać, żeby tym rozpraszaczom się aż tak nie dawać? 

Znowu tysiąc myśli, ale jeszcze muszę skomentować poprzedni punkt o te trzy najważniejsze. Moje kochane ćwiczenie na szkoleniach jak robiłem i był cały zespół, najlepiej z szefem. Zadaję takie pytanie. Słuchajcie, chcę, żebyście bez żadnej konsultacji siedli i napisali na kartce, jakie waszym zdaniem są trzy najważniejsze rzeczy dla waszej firmy albo waszego działu, albo waszego zespołu przez następne trzy miesiące. Takie trzy korowe rzeczy, że za trzy miesiące jak je się uda, to świętujemy. Naprawdę, że to jest takie raz, dwa, trzy. I poprosiłem ludzi, żeby to zapisali. No i szef siedzi dumny, bo oczywiście wysłał pięć maili na ten temat, KPI, je wszystko jasne. Po czym ludzie zapisują te kartki i zaczynamy je konfrontować ze sobą i się okazuje, że w dobrym przypadku to się jeden w miarę pokrywa, a cała reszta jest z kosmosu. I ta mina tego szefa jest bezcenna w tym momencie, bo jak my możemy… 

Przecież zawsze wam mówię o tym, że najważniejsze jest X i Y, nie? 

Tak, i gdzieś w jakiś sposób to przecieka, że my w tym natłoku codzienności po prostu o tym zapominamy. Tak jak ludzie chcą mieć dobre święta, kochane, pełne fajnej atmosfery i dobrego jedzenia itd. I właśnie dlatego się kłócimy o nieumyte drzwi albo jakąś taką bzdurę. Bo znowu, lubimy kontekst. Ten kontekst będzie zaraz ważny, jak powiem o skupieniu. Ale to jest niesamowite. Jak my możemy jako firma w tym naszym całym natłoku zajęć płynąć w tę samą stronę, jak każdy z nas wiosłuje trochę w inne miejsce, nie? I dlatego to takie wyjście trochę poziom wyżej i stwierdzenie to jest kierunek, w którym wszyscy idziemy. Nie zrobimy wszystkiego. To jest taki najbardziej przerażający i wkurzający dla ludzi moment tej produktywności, że z czegoś trzeba zrezygnować. Takie, nie! Ja chcę zrobić wszystko. To jest taki trochę podobny problem. Ja chcę kupić wszystko. Kto by chciał kupić wszystko? To jest trochę absurdalne, ale z czasem ludzie tak myślą. I wracam do skupienia. Użyłaś słowa dyscyplina. W ogóle dla mnie w przeciwnym kierunku bym wyruszył. Wszystko, co wymaga dyscypliny, jeśli chodzi o skupienie, umrze. Dlatego, że to znowu jest biologia. Fakty, że ja się kontroluję, używa tego płata, który mamy tutaj i on ma skończone zasoby. Dlatego wszystko, co wymaga ode mnie napięcia przez dłuższy okres czasu, prędzej czy później się rozpadnie. Jeśli nie zrobię z tego nawyku, pewnego rytuału, to polegnę. Przeziębię się, będę miał gorszy dzień. Wstanę bardziej zmęczony i po prostu popłynę. Teraz dwie bardzo ważne rzeczy się dzieją. Co się stanie, jak popłynę? Część ludzi, jak to w Polsce szczególnie, wyjmie swój biczyk emocjonalny i się trochę poleje po plecach, że Boże, znowu wiedziałem, że się nie uda. 

Znowu nie wyszło.

W ogóle, gdybyśmy umieli kulturowo przełożyć poczucie winy, wstyd i tego typu rzeczy na ciekawość, to byłoby dużo lepiej. Czyli hej, wpadłam w telefon znowu na pół godziny. Boże, ledwo się oderwałam. I nie, o Boże, jaki jestem beznadziejny, czy jaki ja jestem beznadziejny, tylko co tu się stało? Gdzie mamy dzień? Gdzie jestem? Zrobiłam bardzo stresujące zadanie, domknęłam, poczułam ulgę i wzięłam telefon. I szukam, właściwie patrzę na siebie trochę jak na obcego człowieka. Co tu się wydarzyło? Co jest z tym triggerem? Zazwyczaj, jak schodzi ze mnie ciśnienie i potrzebuję ulgi, to biorę telefon. To się nagle robi dość naturalny proces, któremu ja się mogę przyjrzeć i mogę sobie go przemontować. Czyli widocznie potrzebuję innego mechanizmu niż telefon, żeby wylądować. Na przykład oddychanie, od którego zaczęliśmy. Albo jakiś stretching, albo coś w tym stylu. Więc w ogóle dla mnie, okej, kontrola przez jakiś czas, żeby wytworzyć nawyk, super. No, wiemy, jak to działa. Ale długofalowo to nie ma żadnych szans. To, co potrzebuje naszej uwagi w skupieniu, przede wszystkim dla mnie, to są umowy. Umowa. Na przykład moje ukochane ćwiczenie drugie, jeśli chodzi o komunikację. Weź u siebie w firmie, zadaj takie pytanie, żeby wszyscy zapisali pewną wartość i potem na trzy, cztery na głos ją powiedzieli. Ta wartość brzmi, to pytanie brzmi: napisz po ilu minutach maksymalnie, spodziewasz się odpowiedzi, jak napiszesz coś na Slacku. I trzy, cztery, bam. I pojawiają się często odpowiedzi między dwie minuty, a dwie godziny. I teraz ten problem, który tu się pojawia, wynika z tego, że moja emocjonalna część mózgu ma takie FOMO, że może coś mnie omija. Ja zerknę na tego slacka, bo może tam coś jest. Czemu tam zerkam? Bo nie mamy umowy. Ja nie wiem, kiedy ta wiadomość przyjdzie i co ona znaczy. To samo z mailem. Po jakim czasie spodziewam się odpowiedzieć na maile? No nie wiem. To jest ten problem, że muszę siedzieć ciągle na mailu. I niesamowita rzecz się dzieje w zespołach, które się spotkają, które ustalą, słuchajcie, na maila odpowiadamy w ciągu, powiedzmy, 24 godzin. Jeśli coś potrzebuję szybciej, oczywiście na tej skrzynce z klientami trochę inaczej, ale my wewnętrzni, na slacku potrzebuję odpowiedzi w pół godziny. Jeśli coś potrzebuję szybciej reakcji, to odzwonię. Teraz możemy sobie na slacku wpliknąć tryb nie przeszkadzać, że jestem w jakimś głębokim stanie skupienia. Teraz ktoś wie, co to znaczy. Ja mam umowę. Ja wiem, że mogę tego slacka przełączyć w nie przeszkadzać na te 30 minut, bo wiem, że jeśli wypadnie coś naprawdę krytycznego, to ktoś do mnie zadzwoni i ja mam zaufanie i ta osoba ma zaufanie. I nagle jest takie… A nie jest tak, że twoja głowa trochę strzela, że półtorej godziny ja zaglądałem na slacka i nic się nie stało, a w inny dzień niema 20 minut i wszyscy krzyczą, Renata, gdzie ty jesteś, Boże? I znowu, pewne kanały znaczą określone rzeczy. OK, to może poczekać dwa dni, wysyłam mailem. To wymaga reakcji w dwie godziny. Piszę na slacku, daję cię z nopki, żeby ci się zaświeciła cyferka, a nie kropeczka. To są takie subtelne rzeczy, ale siadamy, robimy to raz i taką mamy umowę, oczywiście jako eksperyment, bo się może okazać, że ten eksperyment nie działa za dobrze, to go troszeczkę poprawiamy tu i tam. Ale to jest dla mnie pierwszy element, czyli wyłączenie tego FOMO, dlatego że dużo naszych rozproszeń wynika z kontaktu z innymi. Przez to, że ja się nie umówiłem, którymi kanałami przychodzą jakie wiadomości, to monitoruję wszystkie cały czas, bo może będzie coś ważnego. 

Tak, i my czekamy na to coś ważnego. Mimo że moglibyśmy się zająć półtorej godziny jedną tą rzeczą, to nasz mózg ucieka w ten zastrzyk dopaminy, żeby sobie troszeczkę szybciej coś zrobić, poprawić i niekoniecznie zajmować się tym trudnym zadaniem, które od nas wymaga więcej wysiłku. 

I tutaj dochodzimy do drugich technik, czyli skoro mam w kieszeni albo na biurku przed sobą kasyno, tak to trzeba nazwać, które jest zoptymalizowane pod rozpraszanie mnie i zabieranie mojej uwagi, pracują najlepsi na świecie naukowcy od tego, żeby mnie przyciągnąć i nie puścić, a z drugiej strony mam jakieś zadanie, które mnie przerasta, to zróbmy tę walkę bardziej równą. Zróbmy sobie umowy, żebym nie musiał sięgać po telefon po drugie. Przestanę się gnoić, że po niego sięgam, tylko zobaczę, co to są za sytuacje, a po trzecie zrobię sobie ten zastrzyk dopaminy, skąd inąd. No przecież kochamy pracować, kochamy pchać rzeczy do przodu. Podzielmy sobie duże zadania na trochę mniejsze, takie, żebyśmy mieli uczucie, bam, idę, jak po schodach. Ja oglądam listę zadań ludzi i mnie to fascynuje, bo lista zadań ludzi wygląda tak, schodek pół centymetra, schodek pół centymetra i dwumetrowa ściana. Lista zadań to jest dla mnie takie schody, że wchodzę i czuję ten rytm i co każdy schodek mam taką nagrodę, że o, odhaczyłem kolejną rzecz. Jednocześnie ona nie była jak mur, na który ja się muszę wspinać i poświęcić nie wiadomo ile uwagi, oni są to też takie małe schodeczki, które mi, to są jak takie zajadanie chipsów trochę, że przyjemne, ale długofalowo. 

Nic mi tak nie robi. 

Chociaż nie, te chipsy to są przynajmniej dla przyjemności. Ale pierwsza rzecz, podział tych zadań, jeśli one są dobrze podzielone, są dobrych rozmiarów, to ja czuję, jakbym wchodził po schodach. Nie męczy mnie to za bardzo, a jednocześnie jestem coraz wyżej. I wtedy znowu walka z rozpraszaczami zaczyna być zupełnie inna, bo ja mam do wyboru, kurczę, odhaczę tę jedną rzecz, wyobrażam sobie, no i robię to. Chyba że długofalowo już jestem w pewnym procesie przytłoczenia i wtedy troszkę inaczej trzeba tutaj działać, ale w takim zdrowym, normalnym przypadku, część ludzi właśnie nie wiadomo, czemu optymalizuje te rzeczy, te rozpraszacze, jakieś telefony tam optymalizują. Dla mnie te 20%, które dają 80% efektu, to jest fajnie, dobrze zdefiniowana praca, którą ostatecznie lubimy, bo nikt teraz nie zaczyna pracy, dlatego że jej nie lubi. Wymaga to odrobiny tam czasami dokręcenia, po kawałku, dzień po dniu, po tydzień, po tygodniu coś zmieniam, to coraz lepiej działa. Zadania są odpowiedniej wielkości, więc to one dają mi ten strzał dopaminy. Ja nagle uważam, że ten telefon są pierdoły. Znowu przeczytam chwilę newsów, znowu zobaczę, co tam kto zjadł na śniadanie i to mnie dużo mniej karmi niż to, co ja tutaj w życiu chcę robić. No a jak już mi się zdarzy popłynąć, to jakby zrobić trochę ciekawości, a nie tego gnojenia, no byłoby dużo lepiej. Dużo jest technik w skupieniu o rozproszeniach, ona ma kilka warstw dla mnie. Część ludzi największy zysk dla skupienia, jaki by zrobili, byłoby gdyby na przykład lepiej spali. 

Tak, dokładnie. 

Lepszy sen poprawi koncentrację, poprawi zarządzanie zadaniami, poprawi też pojemność emocjonalną na to, że już mnie nie wkurzają takie drobinki. Dla części ludzi to nie jest walka z telefonem, tylko to jest lepiej się wyspać. To byłaby jedna rzecz. Dla części ludzi dieta na przykład. Mam takie szalone skoki cukru, które mnie wywalają w kosmos i tam się fajnie robi, ale potem przychodzi podatek do zapłacenia w postaci tego dołka. W tamtym dołku wlewam tę trzecią kawę w siebie i moje ciało się robi takie przestymulowane. Co się dzieje wieczorem? Ja po prostu spadam z tego ciśnienia i mój mózg mówi, chcę trochę przyjemności, chociaż przez chwilę. No to tu proszę bardzo, kasyno czeka, jest pod ręką, tylko je podnieś. Także złożony temat, ale dla mnie kilka najważniejszych rzeczy. Trochę się fizjologią zająć. Po drugie, zrobić te umowy w zespołach. Co znaczy który kanał? Jaki jest spodziewany czas odpowiedzi? Wtedy mogę sobie zrobić blok w pełnym skupieniu. Może nie godzinę albo półtorej, ale pół godziny. Kurczę, ile można w pół godziny skupionej pracy zrobić? A to nie jest tak, tu mail, tu to, tu to, tu to. Tylko lepiej usiąść na pół godziny nad skrzynką mailową, polecieć w pełnym skupieniu, a nie tu się przełączę, tu coś zobaczę, tu załącznik. Czekaj, jaki załącznik? I to się robi takie wielokrotne palenie tej samej energii. A tutaj mam jeden kontekst, siedzę w tym jednym kontekście i czuję, że to się może rozpędzić. To jest tak naprawdę to, za czym ludzie tęsknią bardziej. 

Te pół godziny spędzone na skrzynce ja sobie też od jakiegoś czasu stosuję i to jest bardzo fajne. To jest taka metoda batching. Nie wiem, czy ja dobrze to nazywam, że poświęcamy te pół godziny na tę jedną rzecz. Czyli po prostu sami ze sobą się umawiamy. Dla mnie właśnie takim odkryciem było, że jeżeli ja się sam ze sobą umówię, mówię sobie, ok, to ja teraz siadam te pół godziny, to gdy ja tego nie zrobię, mogę oczywiście zamknąć to wcześniej, prawda, ale jakby gdy ja tego nie zrobię, to mam takie poczucie, że kurczę, no ej, no coś się umówiłaś sama ze sobą, więc jakby rób to i mój inbox regularnie jest inbox zero. Tak, bo faktycznie siadam sobie na przykład na dół, dół już taki totalny i ja już nie mam siły po południu, no to te 20 minut sprzątam tę skrzynkę, ogarniam, co tam jest do ogarnięcia i nie mam tego poczucia, że ok, ten chaos tysiąca maili gdzieś mnie po prostu jeszcze zapędza. 

I świetny to jest obraz tego schodka, że jeden mail to jest takie 5 milimetrów, ale jak te maili zbierzesz w te 20-30 minut i zamkniesz tę skrzynkę, to jest takie, popchnęłam coś, to jest ten schodek. 

I ten inbox zero jest bardzo fajnym takim, taką nagrodą, nie, że faktycznie nie mam tego poczucia, że ok, tu się dzieje chaos. 

Także te rozpraszacze to, co robią, to one tak dzielą tę rzeczywistość na takie wąziutkie paseczki i gdyby zebrać kilka takich drobinek właśnie, jak pojedynczy odpowiedź, mail, w większą grupę, to mamy ten schodek. I znowu niektórzy muszą też duże zadania podzielić na mniejsze. I to się zaczyna robić sensowne wchodzenie, tak Ci tutaj już wszedłem w słowo. J

Jeszcze podsumowując, właśnie, a propos tych schodków. Jeszcze ja bym poruszyła kolejny wątek, o którym też sobie wcześniej przed rozmową rozmawialiśmy, że wspominałeś, że twoja metoda 4-step productivity to jest w zasadzie taka uniwersalna metoda, jakby być trochę lepiej zorganizowanym, produktywnym w swojej pracy, ale też jakby w życiu, bo to musimy mieć obie rzeczy na uwadze. I czy miałeś taki moment w swojej pracy, czy trenerskiej, z ludźmi, czy produkując różnego rodzaju materiały, taki moment aha, to o to chodzi, nie? To by było coś, co mogłoby być dla ludzi w miarę uniwersalny, taki pattern, który mogą sobie zastosować do swojego życia. 

Ja co dwa tygodnie tak mam. Dlatego, że ciągle gromadzę i ciągle mnie, bo też szukam przypadków, które by mi to złamały. To jest też bardzo ciekawe. Czy myślę nagle, kto miałby inaczej? W ogóle nieskończone źródło inspiracji właśnie to są młode matki, bo kiedy nie wiesz, ile potrwa twój czas w skupieniu, nie możesz praktycznie nic przewidzieć, prawie nic nie zrobisz, a może się okazać, że bardzo dużo zrobisz, bo akurat będzie święty spokój. No to jest naprawdę duży, jeszcze plus cykliczność pewnych procesów, które się dzieją. Uwielbiam. Natomiast ta metoda czterokrokowa właśnie wyniknęła z tego, że gromadząc tę masę technik związanych z organizacją czasu, zobaczyłem, że one się w jakiś sposób układają w pewne klocki. To może nam zorganizować sobie jeden dzień. To jest dla mnie ten pierwszy krok, ten pierwszy step z tych czterech i mamy tam rzeczy związane właśnie z zarządzaniem pocztą, z zarządzaniem listą zadań, czyli generalnie kolejkami, czyli kalendarz, lista, zadań i poczta. To jest jeden temat. Drugi temat to jest właśnie ogarnięcie wszystkich kanałów komunikacji, czyli ja się jakoś komunikuję z ludźmi, oni ze mną rozmawiają, przychodzą do mnie fizycznie, mam maila, mam trzy komunikatory i wszystko się wlewa różnymi kolejkami. To jest drugi temat. Trzeci to jest właśnie skupienie i rozproszenia, czyli jak już wiem, co zrobić, potrafię zobaczyć i mam to fajnych rozmiarów, jak się skoncentrować no i czwarty temat w tym pierwszym kroku to jest jak planować dzień, czy w ogóle planowanie dnia ma sens, skoro pięć minut po wejściu do biura czy otworzeniu komputera mój plan jest do góry nogami. Nie był plan, tylko marzenie. Plan jest przygotowany na to, że wszystko się wywróci do góry nogami i na przykład zadanie sobie pytania, jakie trzy rzeczy musiałyby się dzisiaj wydarzyć, żebym zasnął z dobrym poczuciem spełnienia, to jest plan, bo on jest, on mi daje kierunek i jakąś strukturę, a nie usztywnia mnie za bardzo. To byłby pierwszy krok. Drugi, część ludzi potrzebuje się wynurzyć raz na tydzień, może dwa, zatrzymać na trzydzieści minut, może sześćdziesiąt i zobaczyć właśnie wszystkie projekty, czy wszystkie działy z lotu ptaka. Dlatego, że my w tym dniu lecimy takimi trochę automatami no i patrzę. Mogę też to zrobić w moim życiu. Okej, firma idzie tak, ten projekt idzie tak, tu jednocześnie równolegle mam, nie wiem, budowę domu albo coś w tym stylu i jeszcze kluczowe dla mnie jest zadbanie o dietę i na przykład swoje zdrowie i o relacje w domu. I często jest tak, że jak zrobię sobie tę chwilę zatrzymania, to widzę, że mi się to tak wykrzywia coraz bardziej i to moje Pareto mówi, słuchaj, twoje 20% w tym tygodniu będzie w relacji w domu, bo jak tu się posypie bardziej, to cała reszta nie ma znaczenia. I inwestuję trochę więcej czasu. I tak nawiguję tą łódką, która się mi kolebie, ale to raz na tydzień wymaga wynurzenia się troszkę na ten wyższy poziom i przyjrzenia się tym obszarom, czy któryś mi tu nie ucieka. Bo znowu fajnie, na przykład idzie w jednym, ale tam trzy inne są zaniedbane. To jest druga umiejętność. Tam też mamy prowadzenie efektywnych spotkań. Spędzamy na spotkaniach masę czasu i nawet drobne usprawnienia tutaj w perspektywie lat się składają niesamowicie. No i takie w ogóle planowanie tygodnia, jak planować tydzień. Znowu najprostsza technika, trzy najważniejsze rzeczy na dany tydzień. Takie, co by się musiało stać, żebym w tym tygodniu, jak go skończę, poczuł, wow, no to był tydzień niesamowity, bo A, B, C. Trzeci krok jest dla mnie bardziej o takiej strategii. Trzy miesiące, może dwanaście miesięcy, pojawia się jakaś zmiana na rynku, wchodzi AI. Tu nagle jest jakaś możliwość, ale natura nasza operuje kwartałami, porami roku. Mamy trymestry ciąży. W jakiś sposób biologia wydaje się mówić, że… 

Dążymy do tej trójki, prawda? Nawet trójca święta jest (śmiech). 

Tak. I kwartał jest fajnym odcinkiem czasu do planowania, bo jak powiem, podsumuj 2022, to ty powiesz… Co tam się w ogóle wydarzyło? Lato albo wiosna. To zaczyna być konkretne, bo się z czymś konkretnym kojarzę. Tak, faktycznie. Te bardziej strategiczne decyzje, są tutaj książki, trzynastotygodniowy rok, czyli takie, żeby myśleć tą kategorią. Ale to jest strategia, czyli wybieram jakiś kierunek, rozpędzam coś w daną stronę, czyli na przykład, hej, następne trzy miesiące w naszym sklepie optymalizujemy, nie wiem, kurczę, lifetime value na przykład, nie? I to wymaga, żebyśmy zrobili to, to, to, to i to i robimy, robimy, to się rozpędza, bo te wysiłki się kumulują jak jakieś koło zamachowe. No i to jest jedna umiejętność, a druga na tym etapie to jest budowanie bazy wiedzy. Znowu, masa rozproszeń w firmie dlatego, że ktoś czegoś nie wie, a ktoś tego nie wie, ponieważ jest to tylko i wyłącznie w głowie jednej osoby. I na tym etapie bardzo ważne jest złożenie bazy wiedzy, czyli, że ja zamiast kogoś rozpraszać, to ja sięgam do jakiegoś systemu i sobie tą odpowiedź znajduję. To jest też oddzielna umiejętność. No i ten czwarty krok to są te wszystkie książki bardziej o wizjach, o pasjach. Jest troszkę tak, że każdy z nas ma jakieś unikalne swoje pasje, coś go grzeje, a coś mniej. Mamy jakieś talenty. Naturalnie, ty jesteś w czymś lepsza niż dużo ludzi, jak nagle patrzysz. Czemu to jest dla was trudne w ogóle? To jest mega proste. To jest jakiś objaw talentu. Też znowu są klienci, którzy szczególnie za coś dziękują. Albo ludzie w pracy, że wow, to było niesamowite. Boże. A ty mówisz, przecież się nie narobiłam. To jest właśnie dla mnie pynk. 

To jest ten moment taki, aha, dobra, to mi dobrze idzie. Tutaj nie wkładam super wysiłku, ale efekt jest dobry. Czyli wracamy do tego wzoru na produktywność. 

Tak. I to były piękne momenty. Oczywiście to nie jest tak, że pewnego dnia się budzę, spada z nieba wizja, o, rób tak. Ale dla mnie tą sztuką też w pracy zespołów jest to, żebym ja mógł powiedzieć i był świadomy. Słuchajcie, grzeje mnie najbardziej to, to i to. To mogę robić po prostu, bo to lubię. Dawajcie więcej, nie? Dawajcie więcej albo ja mogę wziąć te rzeczy i to będzie bardzo optymalne, ale znowu nie mogę robić tylko tych, bo wpadnę w jakieś kolejne. Potrzebuję trochę świeżej, nowej krwi też. Potem talent. No znowu talent mogę tylko, rozglądając się, zobaczyć. Tak, hej, wszystkim innym to sprawia problem, a mi nie. No to znaczy, że mam talent. I pasja i talent są rozłączne rzeczy. No i teraz jeszcze ta wartość. Za co ktoś mi ostatnio dziękował, za co powiedział, wow, super, a ty nie, nie jest drobnostka. To jest ten święty moment, że ktoś mówi, w liczniku jest dużo, a w mianowniku było mało. To jest właśnie produktywność i też kulturowo my mamy tak, że jak się nie zapieprzałem, nie wycharowałem, to nie ma, nie? To jest takie wręcz, że zapominamy, a to jest ten najważniejszy moment. 

My lubimy mówić, że jesteśmy zarobieni, że my a Jezus, nie mam czasu i to wszystko. 

To jest taki symbol statusu wręcz, nie? 

Jak bardzo nie mam czasu. Prawda? Jak ja po prostu kończę dzień o dwudziestej pierwszej dopiero, nie? I to jest super. I jak ktoś ma dwie firmy i jeszcze pracuje na etacie, a dodatkowo ma rodziny, no to, to jest ten człowiek, który osiągnął sukces, nie? Tylko że jaki też koszt jest za tym, to jest inna sprawa. Koszt, którego my często nie widzimy. 

Tak i dlatego kocham te cztery kroki, bo to jest tak, że nie jest, że ja mam jeden swój ulubiony, tylko albo muszę się nauczyć sam chodzić po nich czterech tam i z powrotem w bardzo komfortowy sposób, albo muszę mieć kogoś, jakiegoś partnera, który mi uzupełni tam, gdzie ja nie mam. Czyli jeśli ja jestem bardziej w wykonywaniu i lubię tą bieżączkę i umówmy się, grzeje mnie to, lubię to, potrzebuję mieć kogoś, jako doradcę, partnera, do jakiegoś, nie wiem, konsultanta w ostateczności, kto mi pomoże właśnie trochę bardziej strategicznie spojrzeć, bo na przykład ja tego nie umiem. I dlatego dużo firm jest naturalnie robionych, takich, które szybko urosły, przez dwójkę ludzi, którzy się wzajemnie uzupełniali. Ale dla mnie i tak super tematem jest, żeby każdy z nas miał, chociaż podstawy na każdym z tych kroczków. Czyli zaczynam jakąś inicjatywę, myślę, okej, to ma efekt dzisiaj, w perspektywie tygodnia, co się tu mniej więcej wydarzy, w perspektywie kwartału i w perspektywie życia. Jeśli umiem dość płynnie się ruszać po tych schodkach, no to zaczynam naprawdę fajnie planować, bo to przestaje być wielka wizja, wzniosła na kiedyś, ale też nie jestem w ciągłej bieżączce. Czyli raz na jakiś czas oczywiście wiosłuję, ale się rozglądam, okej, czy nic tutaj mi nie przeszkadza, czy nie ma jakiejś mielizny albo czegoś takiego. A w ogóle to płyniemy tam, ale zobaczymy, gdzie wiatr i fale nas zaniosą. A w ostateczności jest pytanie, po co w ogóle płynę? 

Tak, tak, tak, to po co jest tym strategicznym pytaniem w końcu? 

Tak, tak. W ostateczności właśnie jest tak, że będę późno na emeryturze i nie wiem, może wnuki swoje na łożu śmierci witają i powiem, słuchajcie, zrobiłem 10 523 zadania w życiu i wszyscy, wow, Piotrek, brawo. Nie tak będzie. 

No to powiem ci, że może warto byłoby zbierać, żeby tak dla samej swojej świadomości, o matko, to jakby nie patrz tylko na to zadanie pojedyncze. No nie było. 

Albo pieniądze nawet. 

Tak, na koniec wcale niekoniecznie to będzie się liczyło. Jedną taką rzecz powiedziałeś o dobieraniu sobie partnerów, doradców, osób, z którymi będziemy współpracować na tych pojedynczych krokach i bardzo mi to zarezonowało, bo faktycznie, biorąc pod uwagę różnorodność ludzi i jak bardzo my różnie podchodzimy do spraw, to są osoby, które są wizjonerskie i faktycznie one potrafią trzy lata do przodu patrzeć, ale to, co tu i teraz, to po prostu ich wywala z głowy. 

Jest nudne. 

Tak. Nie, weźcie to, ogarnijcie za mnie i niech to zrobi ktoś inny. I to przypomniało mi się, jak kiedyś rozmawiałam z jednym właścicielem e-commerce, on mówił, że organizuje sobie taki mentoring. Bierze osoby, które mniej więcej mają podobne sklepy, podobne obroty i dobrze im idzie, ale jakby swoje różne techniki mają i tak dalej i wspólnie pracują przez jakiś czas nad ich problemami, wyzwaniami i jak to rozwiązać i to jest właśnie nie ta perspektywa tego dnia i tej bieżączki, bo tak jak wcześniej wspominałam, to jest problem tej naszej codziennej pracy, że pożar za pożarem, mnóstwo rzeczy do ogarnięcia i tak dalej i my jak ten chomik biegniemy w tym kołowrotku, zapominając właśnie, gdzie my chcemy dobiec, czy chodzi tylko o to, żeby biec, a taka perspektywa, ten mentoring, wydaje mi się, że to jest mniej więcej taki między takim drugim a trzecim tym krokiem, o którym mówiłeś, może czasem zahaczający o czwarty, że mamy perspektywę innych osób, wspieramy się wzajemnie, rozkładamy sobie pewne rzeczy na dłuższy okres, na ten okres na przykład kwartalny i wiemy, że ok, to skoro u mnie w firmie nie za bardzo ta obsługa klienta działa, albo nie za bardzo ta logistyka funkcjonuje, to kogo ja mogę zapytać, żeby to lepiej działało, jak ja mogę się z kimś innym skonsultować, dowiedzieć się, żeby to zaczęło mieć lepsze ręce i nogi, a potem jakie kroki, jakie pojedyncze zadania, czyli przekładając to na ten pierwszy krok, o którym mówiłeś, zacząć sobie robić, nie? I to wchodzenie tam i z powrotem po tych schodkach, oczywiście na tym pierwszym schodku będziemy częściej, bo to jest ta nasza rzeczywistość, która nas otacza. Tutaj będziemy, też nie zapominając o tym, co dzieje się dalej i czy na koniec końców nie zadamy sobie pytania, ok, czy na pewno o to mi chodziło w tym moim biznesie e-commerce, czy to zapieprzanie, które mam na okrągło, to był ten cel, czy ja w ogóle chciałam, żeby mieć bezpieczeństwo finansowe większe, a ja już niedawno osiągnąłem, nie? Mamy też takie przypadki nieraz właścicieli e-commerce, którzy mają niesamowite obroty i robią niesamowite pieniądze, a wciąż się zajmują wszystkim, choć mają pieniądze na to, żeby mieć zespół, nie? Ale jakby są tak przyzwyczajeni do tego, że to jest ich dziecko, które oni mają i trzeba się nim dalej tak opiekować, bo przecież jak ja oddam komuś tą działkę, którą ja sobie wypracowałem i jak oni mi ją zepsują, to co, ja pocznę biedny, nie? 

Tak, to znowu wracamy do takich bardziej problemów na poziomie właśnie emocji, co ja potrafię puścić. Natomiast to, co powiedziałeś, jest dla mnie ważne we współpracy z ludźmi, że każdy z nas ma jakiś ulubiony jeden schodek albo dwa. Bardzo niewiele ludzi znam, którzy się płynnie przemieszczają między czterema i jest im tam wygodnie. I to znaczy, że jeśli mam firmę i pracuję w niej ileś osób, no to mam części ludzi, która jest bardziej wizjonerska i na przykład jest jakiś, szczególnie w dużych firmach, oni się tam wybijają potem na jakieś wyższe stanowiska, natomiast oni, znowu, ci, którzy kochają ten pierwszy krok i ci, którzy kochają czwarty krok, często się strasznie nie lubią i ciężko im gadać ze sobą, bo przecież konkret, ale co robimy? Dlatego moim zadaniem jest trochę wkurzać wszystkich, bo to jest najczęściej, to mnie wkurza, czego mi najbardziej brakuje, nie? Jeśli ja mówię, jaka tam strategia, Piotrek, trzeba siąść i naparzać tym sklepem i tak dalej, to im bardziej mnie to wkurza, tym bardziej oznacza, właśnie tam jest twoja odpowiedź i jeśli ja wiem i widzę od razu w człowieku, na których kroczkach on efektywnie operuje, to ja wiem, gdzie musimy się skompensować, bo jak się nie skompensujemy, to się pozabijamy, albo znowu, właśnie, będę miał samych pierwszo-krokowców, którzy się tak nakręcą w tej bieżączce, że my trochę zapomnimy, gdzie płyniemy, bo się nam dobrze wiosłuje. 

Tak, jak wspaniale jest ruszać tymi rękami, no nie? Na okrągło. Ale to, co powiedziałeś o strategii, też jest bardzo fajnym elementem. Ja mam wrażenie, że jednak dużo osób na tym czwartym kroku nie czuje się tak super, że ta wizja tego celu naszego życia, tej strategii i tak dalej jest trudna. No i tak jak w zabieganym życiu, takim personalnym, niewiele osób ma taką pełną, jasną, klarowną wizję swojego życia, celu, gdzie oni chcą iść, czy zmienić branżę. 

Szczerze? Jak ktoś wie, to ja przerażony uciekam, bo to nie jest coś, co się wie, to jest ciągłe odkrywanie. To nie jest tak, że spadło z nieba i o, wiem. Ktoś mi powie, wiem, co chcę robić za 30 lat, po prostu o Boże, uciekam. 

No tak, tak, tak, to jest druga, ale jakby, wiesz, chodzi mi też o to, że ktoś trochę głębiej spojrzał w siebie i wie jakby, no choćby na przykład to, co tak fajnie mówisz, co mnie grzeje, tak? Więc wiem, że to lubię i być może to byłby kiedyś kierunek, w którym ja bym chciał, chciała iść, nie? Ale mam wrażenie, że też jest podobnie, jeśli chodzi właśnie o biznes e-commerce, ale nie tylko, to z tymi długofalowymi działaniami, ze strategią, nie? Bardzo mało firm ma opracowaną strategię, nie? I to też nie chodzi o to, żeby mieć opracowaną na 30 lat, bo w życiu się to nie sprawdzi, jest jeszcze dzisiaj, gdzie naprawdę tyle rzeczy się na co dzień zmienia, że absolutnie myślę, że i na dwa lata to czasami jest za dużo, ale by mieć taką myśl przewodnią, że tu my chcemy się wyróżnić, nie? Tu chcemy być dobrymi, ja to rozmawiałam wcześniej z Małgorzatą Wardaszką-Deręgowską o tym, więc poprzedni odcinek podcastu możecie sobie posłuchać, o tym, że warto wiedzieć, co takiego mamy w sobie jako sklep, jako talent, co takiego nas wyróżnia, gdzie byśmy chcieli iść, żeby właśnie ta bieżączka nie zasypała nas w 100%, ale by odkrywać z tą ciekawością, tę ciekawość naprawdę zabieram dla siebie z tych rzeczy, które mówisz, bo to całkowicie redefiniuje podejście do zarządzenia czasem i produktywnością i takim odkrywaniem siebie, bo to bardzo fajnie pokazuje, że możemy po prostu podchodzić do pewnych rzeczy z większą taką wyrozumiałością, bo mam wrażenie, że za ciekawością stoi wyrozumiałość, ale wracając do tego wątku, który rozpoczęłam, to jest ten czwarty krok, o którym mówisz. Jest faktycznie problematyczny, bo on się wydaje właśnie taki odległy, daleki, gdzie my tam w ogóle będziemy myśleć o tym, co za rok, co za dwa, jak tu i teraz trzeba ten pożar gasić? 

No tak w ogóle nawet, wiesz, emocjonalnie powiedziałeś słowo strategia i ja się założę, że w dużym procencie osób, które usłyszały słowo strategia, urodziło się takie podświadome uczucie, o Boże, dużo papieru, dużo jakiegoś gadania, a na ostateczność nic to nie daje, nie? To jest jeden z problemów, które ja będę próbował rozwiązać, że najprostsza strategia, jaką można by, że to można zrobić w 10 minut w jakimś sensie, taki pierwszy kroczek, że to nie jest jakaś wielka, ogromna rzecz, tylko dobra, załóżmy, że przez następne trzy miesiące wy jako firma, jako zespół, jako dział robicie trzy rzeczy, osiągacie A, B, C. Mówicie, że to był fantastyczny kwartał, bo raz, dwa, trzy. Co by się musiało stać? I nie wszystko, tylko nagle, nie wiem, podnieśliśmy to o tyle, a tutaj jest więcej tego, a mniej tego, a tu… I to jest nasza myśl przewodnia. Bam, mamy zalążki strategii. Strategia też przede wszystkim się skupia na tym, gdzie jestem. To jest trochę tak jak GPS, że jeśli bardzo doskonale wiem, to produktywność ma taką obsesję na punkcie celów, no to jeśli ja wpiszę cel w GPS-a, to GPS nigdzie mnie nie zawiezie. Pierwsze pytanie, na które GPS-owi musisz odpowiedzieć, jest takie: gdzie jesteś? Bo jeśli nie wiesz, gdzie jesteś, to nieważne, gdzie chcesz dojechać, ja i tak ci nie powiem. I to jest element, największy element dla mnie strategii, to jest takie ustalenie, dobra, gdzie jesteśmy? Gdzie jesteśmy my? Gdzie jesteśmy w porównaniu z konkurencją? Co jest naszą przewagą? Jaka jest nasza nisza? I tak dalej. I potem nasz kolejny krok jest tam. No to jeśli jesteśmy tu, a nasz kolejny krok jest tam, to, to strasznie zawęża i tę energię kumuluje jak trochę szkło powiększające słońce, że to nagle ma moc nie tam nagrzania czegoś, tylko zapalenia wręcz. 

Tak, tak, to jest dokładnie to. O tym właśnie też mówiłyśmy z Małgorzatą, że to słowo strategia jest takie duże, czasami przerażające i się wydaje, że to o matko, to trzeba dokument na 100 stron teraz stworzyć, a okazuje się, że czasem trzeba sobie po prostu odpowiedzieć na pytanie: do kogo my to kierujemy, do kogo my sprzedajemy i jak my się chcemy w stosunku do konkurencji spozycjonować, tak to nazwijmy, więc warto sobie czasami te rzeczy rozbrajać na te mniej przerażające, na takie, które okazuje się, że da się zatrzymać, da się pomyśleć i nawet sprawia to satysfakcję, bo w końcu mamy takie, jakby ten cel jest bardziej klarowny i to poczucie, że ok, my tutaj gdzieś zmierzamy w jakimś konkretnym kierunku, też ma, też gdzieś w sobie ma tą satysfakcję, przynajmniej takie jest moje wrażenie, takie jest moje podejście, bym powiedziała. 

No tak, i tu klamra do początku, bo pewnie już zawijamy do portu, ale klamra z początkiem. Jeśli ja zrobiłem ileś rzeczy dzisiaj, to były mniej więcej te rzeczy, które chciałem, oczywiście wpadło trochę wrzutek, jeden dzień mniej, drugi więcej, ale mniej więcej ten rdzeń tego, co porusza mnie i moją firmę krok po kroku do przodu jest zrobione, a jednocześnie czuję, że zrobiłem jakiś krok w stronę tego, co w tym tygodniu było ważne. I to się wpisuje w ten ogólny kierunek, który znowu nie jest wielką strategią, dokumentem na 100 stron, tylko taką myślą przewodnią, gdzie my w ogóle idziemy, kim my chcemy być na trzy miesiące do przodu, załóżmy, i kończysz ten dzień i czujesz, że zrobiłaś jeden krok, to jest to poczucie, o Boże, i oczywiście tam są rzuty, coś mnie rozprasza, ale ja to kocham, bo kocham chodzić po górach, te analogie, że żaden krok to nie jest taki, że wow, zrobiłem krok, ten pojedynczy dzień jest takim krokiem, widzę, gdzieś tam mi majaczy schronisko, patrzę sobie na niebo, że się zbiera nagle burza i nawiguję jakoś tym stateczkiem, czyli sobą, żeby tam dojść na przykład przed burzą, ale każdy z tych kolejnych kroków jest bardzo ważne, ale znowu, każdy etap tej podróży i to schronisko na końcu też są bardzo ważne, bo nie jest tylko tak, że chodzę bez końca po to, żeby chodzić. 

Tak, tak, żeby tylko zrobić kroki, których się im więcej się nabije, tym lepiej, a w sumie ten cel to kiedyś go wymyślimy, kiedyś do tego wrócimy. 

I żeby nie stracić przyjemności z samego faktu chodzenia, rozglądania się, wąchania i tak dalej, teraz nawet ktoś wysłucha, może sobie wziąć kubek z kawą czy herbatą i przez 15 sekund być w pełni obecnym z tym. To jest ten moment i czasami tyle trzeba, żeby odzyskać jakąś taką trzeźwość myślenia i wykręcić się, chociaż na chwilę z tego biegu, bo te cele są fajne, biznesy są fajne, zarabianie pieniędzy jest jeszcze fajniejsze, ale ostatecznie, żeby nie zgubić tej radości z tych momentów, które mamy w ciągu dnia. To jest ta klamra do tego, skąd ta sztuka, muzyka i jednocześnie ten twardy engineering. 

Tak, ja też ostatnio odkryłam, coraz częściej zadaję sobie takie pytanie, ale o co mi chodzi? I jak na przykład jestem jakaś zdenerwowana, albo już w pośpiechu i tak dalej, to jest takie, mam się zatrzymać, jest takie, ale o co mi chodzi? Dlatego, że pewnie dzisiaj miałam dzień przeładowany spotkaniami i jeszcze teraz wiem, że w 30 minut muszę się wyrobić z tym i z tym. Czy jestem w stanie coś z tym zrobić? I nawet samo takie pojedyncze pytanie, prawie mam ten moment zatrzymania, patrzę sobie, ok, dobra Renata, już wiem, o co ci biega, to może po prostu wieczorem zrób sobie jakąś przyjemność, bo faktycznie miałeś ten dzień szalony. I to są takie drobne rzeczy czasami, ale mam wrażenie, że te drobne rzeczy składają się na tę kulę śniegową, która później fajne ma znaczenie w naszym życiu, a my czasami zaniedbujemy te drobne rzeczy, bo wydaje nam się, że tak naprawdę to my dzisiaj rewolucję powinniśmy zrobić w naszym życiu, zrobić sobie miesiąc przerwy, żeby sobie przemyśleć wszystko od nowa i dopiero potem na nowo układać sobie życie. Te mini nawyki, mini rzeczy czasami robią robotę. 

I są dużo bardziej zgodne z naturą. 

To porównanie do natury też mi się podoba, bo faktycznie tak wiosna nie dzieje się w jeden dzień, tylko rozkręca się miesiąc, zima też się nie dzieje w jeden dzień, tylko całą jesień na nią czekamy, kiedy się faktycznie zrobi już zimno i trzeba będzie jeszcze funkcjonować inaczej, więc my też możemy trochę się bardziej do tego dostrajać. Bardzo fajne podsumowanie nam wyszło. 

Super. 

Także bardzo Ci dziękuję za rozmowę, wyciągam z niej sobie bardzo dużo i mam nadzieję, że Wy słuchacze i słuchaczki, którzy dzisiaj spędziliście z nami godzinę, też będziecie mieli dla siebie parę inspiracji, parę rzeczy, jak nie utonąć w chaosie tysiąca rzeczy, a wybrać sobie z nich te trzy najważniejsze, które są do zrobienia na dany dzień, na dany tydzień, w jakim kierunku chcecie iść ze swoim e-commerce’em, no i jak to sobie wszystko jakoś sensownie poukładać, by też po prostu na koniec dnia mieć poczucie takiego fajnego wspomnienia, ok, to był fajny dzień. 

Ja też dziękuję i dokładam się do Twoich życzeń, bo chyba nic nie zostało. 

Super. Dziękuję Ci za bardzo wartościową rozmowę, Piotrek. Mam nadzieję do usłyszenia jeszcze raz kiedyś. 

Dzięki, cześć.